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建立工作的优先权

作者:佚名    文章来源:转载    点击数:    更新时间:2015-6-12
建立工作的优先权 
    心智的持续专注是提高任何工作、学习效率的关键,而最有效的方式就是建立时间表,定时、定量地把大部分精力用在主要的职责上。 

    1.有效安排计划 

    (1)步骤一:简单地叙述你的选择 

    在你对自己决定的现有工作方式感到满意时,再做一次职责表吧。现在,用不同的符号,在每项的左端标示你愿意花更多、更少或同样的注意力。 

    一旦你确定自己的选择,把每一职责的现有价值加以考虑,哪一个值得你去做,或在完成时,将有什么样的报酬或好处。另外,对于职责的未来价值,你得一并考虑。在你完成此事后,有什么有价值的报酬或其他好处。 

    (2)步骤二:计算所需的时间 

    在每个选择的左边,写下两个数字:①每个月花在工作上最少而有效的劳动——若少于这数字,将无法完成任何事。某些项目可能会没有。②每个月花在职责上最适宜且有效的劳动——这数字可以平衡你所花的心血和得到的好处。许多项目的数字可能比这还少。 

    比如说,你考虑在专业学识上提高自己。显然地,你想花适宜的时间。每个月你最少得花5个小时。如果你花的时间太少,你可能无法赶上进度。而你最适合的时间是10个钟头,这足够让你应付工作里的变化和差异,并有足够的时间使你明白发展趋势。 

    建立最少且适宜的时间分配,将帮助你更有效率和更有耐心地去平衡新的安排和要求。它们限定你所需的时间,帮你达到目标。当你分配注意力时,不妨考虑一下,那么你将不会把太多或太少的注意力,放在一项职责上。限定你所需要的时间,能帮你在最经济的时间内,有效地达到目标。 

    2.合理分配你的精力 

    在你研究过你的职责、理想的时间和优先权后,就应该决定对每一项目花多少注意力。这计划要你先用心于最重要的职责内工作。然后,利用剩下的时间去做那些较不重要的事。这一方法让你自己控制时间,并帮助你做好更多的事,而不让你的工作时间为琐事和毫不相关的客户所占据。 

    (1)步骤一:轻松地再做一次 

    调查你优先选择的事、潜力和所需的时间。然后,每个月写下你愿意花的时间。这只是近似值而已。 

    (2)步骤二:立即做调查 

    确认你对职责分配的时间等于你每个月应负责的时间。在这方面,你有必要做出调整。依据所需的时间,尽可能地用心,以便在最好的机会和最重要的职责上有所进展。 

    最好的方式是采取适当的安排。这就像以最经济的方式开车一样,你能省下不少汽油,到最后,适当的安排让你更快地朝目标迈进。你所做的分配越完善,你将越有效率。 

    (3)步骤三:以后的调整 

    让那些比较不重要的事越少越好。由于新方法产生有效的影响,你在每个月里,将会有更多的时间,而且无需加班。可是,在它们未发生作用前就计算,是不太适宜的。相对地,在你能行使职权时,不妨调整你原先所做的分配。 

    3.一股劲地工作 

    现在,你已拟出应付主要职责的计划,你可以心无旁骛地采取行动。大多数的专门人员用头脑去处理重要的事,因为心智的持续专注是提高效率的关键。因此,在你觉得最有能力时,该把你大部分的力量用在主要的职责上。而最有效的方式就是建立时间表,定时、定量地把精力用在这些事情上。 

    (1)步骤一:不间断地工作 

    至少把一个礼拜后的事,在月历上做个记号。画圈号表示你对每项职责的分配。如果你无法一次完成一项工作,那么你最好毫无间断地把大部分的工作做好,并把剩下的事集中在一起,直到做完为止,然后再接下去做另一项工作。 

    比如说,假使你的主要工作包括3个有关顾客的重要计划,以及每个礼拜最少花两个小时读书和思考。你可以安排一周的工作:毫无间断地完成一项计划,再做其他的。那么你便可以在时间表里加上一些不重要的事。 

    这种方式相当不错。它包括一两个或三个小时的空挡,去应付特别的顾客。表格上要留有给你去处理琐事和例行公事的时间。更重要的是,它把重要的工作记在表上和你的心里。表上再也没有琐事干扰和所谓的“急事”,耗费你太多的精神和时间。 

    (2)步骤二:不改动原时间表 

    这个预定好而不间断的工作时间,在你需要时,可帮助你在时间截止之前把重要事务做好。有了这个方法,你将能维持一个工作流程,并避免草草结束。 

    可是,你也不一定能得到这些好处,除非你照这方式去做,不管任何干扰、耽搁和反对,都不变更原时间表。 

    下面这些方法能帮助你达到所愿: 

    第一,除非是记在日历上的事否则不做。这样,你将会在日历上记载的事和你实际做的事之间,建立起相关的关系。这是你执行计划习惯最简短而不可避免的步骤。 

    第二,在你晚上离开办公室前,做好明天的时间表。如果你想获得更好的效果,想想你若没有完成明天的时间表,那么今天的事就不算全部做完。制定严格的标准,你将很快就能看到成果:控制自己的时间,压力减少,做事顺心,而每天做的事自然也就多了。 

    第三,在你专心于某一特别的计划时,试着不要为别的事分心。禁止他人打扰,并严格限制电话和朋友来访。如果你真正专注于工作的话,别人是会谅解的。可是,假使你常常破例的话,他们也会跟着做的。为了补偿你的不便,不妨在某些时间内,让自己自由些。要是你能在开头几天排除别人的干扰,就可以开始享受到你常盼望的自在和有效率。这将提高你的兴趣,并帮你发挥更大的意志力去抵制干扰。 

    (3)步骤三:评估你的表现 

    在月底时,自我反省一下。看看自己是否朝着目标迈进。看看自己是否用心在做,还是时做时停。拿目前的工作方式去核对你的结果和成就,是否合乎要求。为了更精确些,对以下项目从①到⑤给自己打个分数吧:①履行职责;②及时完成工作;③有效地分配时间;④对新方式的满意程度;⑤本月的成就。

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